Dieses System verarbeitet ausschließlich synthetische Daten

Die Anwendung läuft im Demonstrationsbetrieb. Alle Vorgänge, Dokumente, Namen, Kennzeichen und Beträge sind erfunden. Es findet kein Versand an reale Empfänger statt, und es werden keine echten Schadenunterlagen angenommen. Das Hochladen realer Unterlagen ist untersagt; geschieht es dennoch, wird der Vorgang samt Dateien gelöscht.

Nicht finaler Platzhalter

Die Datenschutzerklärung liegt noch nicht in endgültiger Fassung vor. Die endgültigen Angaben werden erst nach Abschluss der Verträge mit der Partnerkanzlei und nach anwaltlicher Prüfung eingesetzt. Es werden bewusst keine erfundenen Betreiber- oder Kanzleidaten dargestellt.

Information nach Art. 13/14 DSGVO

Datenschutzerklärung

Die Beschreibungen der einzelnen Verarbeitungen unten geben den tatsächlichen Aufbau des Systems wieder. Angaben zum Verantwortlichen, zur Datenschutzbeauftragten oder zum Datenschutzbeauftragten und zur Aufsichtsbehörde sind noch offen und als Leerstellen gekennzeichnet. Die Zuordnung der Rechtsgrundlagen ist ein Vorschlag der technischen Seite und vor dem Produktivstart anwaltlich zu bestätigen.

1Verantwortlicher und Rollenverteilung

Verantwortlicher: [PLATZHALTER: Firma, Rechtsform und ladungsfähige Anschrift]
Vertretung: [PLATZHALTER: Name der vertretungsberechtigten Person]
Kontakt Datenschutz: [PLATZHALTER: E-Mail-Adresse für Datenschutzanfragen]
Datenschutzbeauftragte Person: [PLATZHALTER: Name und Kontaktdaten, sofern benannt]

Die Rollen sind geteilt und das ist für die Einordnung entscheidend: gobecom GmbH betreibt die Software und verarbeitet mandatsbezogene Daten weisungsgebunden für die Kanzlei. Für die individuelle rechtliche Prüfung, die Mandatsakte und jede Außenkommunikation ist PARTNERKANZLEI verantwortlich. Für Betrieb, Sicherheit, Konten und Abrechnung ist der Betreiber selbst verantwortlich.

Die genaue Abgrenzung in der Phase vor der Mandatserteilung ist noch offen und anwaltlich zu entscheiden. Bis dahin gilt die vorstehende Arbeitsannahme.

2Die einzelnen Verarbeitungen

Die folgende Aufstellung beschreibt jeden Schritt, den ein Vorgang tatsächlich durchläuft – von der Kontoanlage bis zur Übergabe an die Kanzlei. Jede Angabe zur Rechtsgrundlage ist ein Vorschlag und anwaltlich zu bestätigen.

V1Kontoanlage und Anmeldung

Bei der Registrierung entsteht ein Konto mit Rolle und Mandantenzuordnung. Das Passwort wird ausschließlich als Hashwert gespeichert, nicht im Klartext.

Zweck: Bereitstellung des Zugangs, Zuordnung von Berechtigungen, Trennung der Mandanten voneinander
Datenkategorien: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Mandantenzugehörigkeit, Passwort-Hash, Zeitpunkt der letzten Anmeldung
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Vertrag beziehungsweise vorvertragliche Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos, anschließend 30 Tage technische Karenz (Arbeitswert)
Empfänger: keine externen Empfänger

V2Fallanlage und Stammdaten

Ein Vorgang bündelt die Angaben zu einem Kfz-Haftpflichtschaden. Die speicherbaren Felder sind durch ein festes Schema abschließend begrenzt; zusätzliche Felder können weder Nutzende noch ein Sprachmodell erzeugen.

Zweck: Zuordnung der Unterlagen zu einem Schadenfall, Adressierung der späteren Stellungnahme
Datenkategorien: Schadennummer, Versicherung, Prüfdienstleister, Name der geschädigten Person, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Daten des Gutachtens und des Prüfberichts
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Angaben zu Dritten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist des Vorgangs (Arbeitswert 1095 Tage)
Empfänger: nach Mandatserteilung die Partnerkanzlei

V3Dokumentenupload und Speicherung

Hochgeladen werden Gutachten, Reparaturkostenkalkulation, Prüfbericht, Schreiben der Versicherung und optional Fahrzeugbilder. Die Ablage erfolgt in einem privaten Objektspeicher; Downloadlinks sind zeitlich befristet.

Zweck: Beweissicherung der eingereichten Unterlagen, Grundlage jeder weiteren Auswertung
Datenkategorien: Dateiinhalt, Dateiname, Dateityp, Größe, Prüfsumme, hochladende Person, Zeitpunkt
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: wie der Vorgang; nach Löschung verbleibt nur der Hashwert im Protokoll
Empfänger: Rollen mit Zugriff auf den Vorgang, nach Mandatserteilung die Partnerkanzlei

V4Virenprüfung

Jede Datei wird vor der Weiterverarbeitung auf Schadsoftware geprüft. Auffällige Dateien werden gesperrt und nicht ausgewertet. Im Demonstrationsbetrieb ist der Prüfdienst ein deterministischer Mock.

Zweck: Sicherheit der Verarbeitung, Schutz der übrigen Nutzenden und der Kanzlei
Datenkategorien: Dateiinhalt während der Prüfung, Prüfergebnis, Hashwert, Zeitpunkt
Rechtsgrundlage (Vorschlag): berechtigtes Interesse an sicherer Verarbeitung, Art. 6 Abs. 1 lit. f i. V. m. Art. 32 DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: Prüfprotokoll 90 Tage (Arbeitswert)
Empfänger: keine; der Mock verlässt das System nicht

V5Textauslesung und Texterkennung (OCR)

Aus PDF-Dateien wird der eingebettete Text gelesen. Liegt kein Text vor, erzeugt eine Texterkennung Volltext und Seitenbilder. Damit werden Positionen überhaupt erst maschinell auffindbar.

Zweck: Erschließung der Positionen, Seitenzahlen und Textstellen für die spätere Belegführung
Datenkategorien: Volltext des Dokuments, Seitenbilder, Seiten- und Positionskoordinaten
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: Volltext und Seitenbilder 90 Tage nach Abschluss des Vorgangs (Arbeitswert)
Empfänger: im Demonstrationsbetrieb keine; ein externer Dienst käme nur mit Auftragsverarbeitungsvertrag in Betracht

V6KI-gestützte Analyse

Ein Sprachmodell extrahiert Positionen und Kürzungsbegründungen aus dem Text. Vor der Übergabe werden Namen, Anschriften, Kennzeichen, Fahrzeug-Identifizierungsnummer, Schadennummer und Kontaktdaten durch nummerierte Platzhalter ersetzt. Das Modell erhält keine Werkzeuge, seine Ausgabe wird gegen ein enges Schema geprüft; nicht valide Ausgaben führen zur menschlichen Prüfung.

Zweck: Erkennung der gekürzten Positionen und der zugehörigen Begründungen
Datenkategorien: redigierter Dokumenttext, erkannte Positionen, Kategorien, Konfidenzwerte, Belegstellen mit Seitenangabe
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: strukturierte Analyse wie der Vorgang; Telemetrie ohne Inhalte
Empfänger: im Demonstrationsbetrieb keine; der Modellanbieter ist ein Mock ohne Netzwerkzugriff

V7Positionsabgleich und Differenzberechnung

Die Positionen aus Kalkulation und Prüfbericht werden einander zugeordnet und die Differenzen berechnet. Die Berechnung erfolgt deterministisch in ganzzahligen Cent-Werten im Anwendungscode, niemals durch ein Sprachmodell.

Zweck: nachvollziehbare Gegenüberstellung von kalkuliertem und anerkanntem Betrag
Datenkategorien: Positionsbezeichnungen, Beträge in Cent, Differenzen, Zuordnungs- und Extraktionskonfidenz
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: wie der Vorgang
Empfänger: Rollen mit Zugriff auf den Vorgang, Partnerkanzlei

V8Entwurfserstellung

Aus den erkannten Kürzungen und einem versionierten, anwaltlich freigegebenen Regelwerk entsteht ein Entwurf einer Stellungnahme. Ohne passenden freigegebenen Baustein entsteht kein Absatz. Der Entwurf hat keine Außenwirkung.

Zweck: Vorbereitung der anwaltlichen Stellungnahme zum Prüfbericht
Datenkategorien: Stammdaten des Vorgangs, Analyseergebnis, angewandte Textbausteine mit Version, Herkunftsnachweis je Absatz
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: wie der Vorgang; nach Löschung verbleibt ein Protokolleintrag ohne Inhalt
Empfänger: Partnerkanzlei

V9Übergabe an die Partnerkanzlei

Mit der Mandatierung übernimmt PARTNERKANZLEI den Vorgang: Konfliktprüfung, rechtliche Bewertung jeder Position, Freigabe und die gesamte Kommunikation nach außen. Im Demonstrationsbetrieb findet kein Versand statt.

Zweck: Mandatsanbahnung, Konfliktprüfung, individuelle rechtliche Prüfung, Geltendmachung
Datenkategorien: Vorgang, Dokumente, Analyseergebnis, Entwurf, Zustimmungshistorie
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Vertrag mit der Kanzlei, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Konfliktprüfung zusätzlich berufsrechtlich veranlasstEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: in der Sphäre der Kanzlei nach deren Aufbewahrungspflichten für die Handakte
Empfänger: PARTNERKANZLEI

V10Protokollierung

Sicherheitsrelevante Vorgänge werden in einem fortlaufenden Protokoll festgehalten, das nur ergänzt und nicht verändert werden kann. Die Einträge sind durch SHA-256-Prüfsummen miteinander verkettet, sodass nachträgliche Änderungen auffallen.

Zweck: Revisionssicherheit, Nachweis der Rechenschaftspflicht, Missbrauchserkennung
Datenkategorien: handelnde Person, Aktion, betroffene Ressourcen-Kennung, Zeitpunkt, Ergebnis, Prüfsumme – keine Dokumentinhalte
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 5 Abs. 2 DSGVOEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: zehn Jahre (Arbeitswert), inhaltsfrei
Empfänger: keine externen Empfänger

V11Sitzungscookie und Serverprotokolle

Die Anmeldung wird über genau ein technisch notwendiges Sitzungscookie gehalten. Serverprotokolle entstehen beim Betrieb der Anwendung.

Zweck: Aufrechterhaltung der Anmeldung, Schutz vor websiteübergreifender Anfragefälschung, Betriebssicherheit
Datenkategorien: Sitzungskennung im Cookie gp_session, zusätzlich ein CSRF-Token; in Serverprotokollen IP-Adresse, Zeitpunkt, Pfad, Statuscode
Rechtsgrundlage (Vorschlag): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Sitzung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die ProtokolleEndgültige Zuordnung anwaltlich zu bestätigen.
Speicherdauer: Sitzung bis zur Abmeldung beziehungsweise zum Ablauf; Serverprotokolle 7 Tage (Arbeitswert)
Empfänger: keine externen Empfänger

3Cookies, Tracking und externe Ressourcen

Die Website setzt genau ein technisch notwendiges Sitzungscookie mit dem Namen gp_session. Es ist gegen den Zugriff durch Skripte geschützt, wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen und beschränkt das Mitsenden bei Aufrufen von fremden Seiten. Ergänzend wird ein Token zum Schutz vor websiteübergreifender Anfragefälschung gesetzt.

Es gibt keine Reichweitenmessung, keine Zählpixel, keinen Tag-Manager, keine Aufzeichnung von Sitzungen und keine Werbe- oder Marketing-Cookies. Schriftarten werden lokal ausgeliefert; es erfolgt keine Anfrage an externe Schriftdienste. Skripte, Stylesheets, Karten und Videos von fremden Servern sind durch die Sicherheitsrichtlinie der Anwendung ausgeschlossen.

Ein Einwilligungsbanner wird deshalb nicht angezeigt. Ob diese Einordnung in der Endfassung Bestand hat, ist anwaltlich zu bestätigen.

4Empfänger und Auftragsverarbeiter

Im Demonstrationsbetrieb gibt es keine externen Empfänger und keine aktiven Auftragsverarbeiter. Sämtliche Dienste für Texterkennung, Sprachmodell, Virenprüfung, E-Mail-, Brief- und Faxversand, Signatur, Zahlung und Betriebsüberwachung sind deterministische Nachbildungen innerhalb der Anwendung. Datenbank und Dateiablage laufen lokal.

Vor dem Einsatz eines echten Dienstleisters sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, die Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die Aufnahme in eine öffentlich geführte Unterauftragnehmerliste und die Information der Kanzlei erforderlich. Ohne diese Schritte wird kein Dienst aktiviert.

Der einzige planmäßige Empfänger personenbezogener Daten ist PARTNERKANZLEI im Rahmen der Mandatsanbahnung und des Mandats.

5Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen. Im Demonstrationsbetrieb verlässt kein Datum das lokale System. Sollte künftig ein Dienstleister mit Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, wäre dies ein gesonderter Entscheidungspunkt mit eigener Prüfung der Übermittlungsgrundlage; er würde hier ausgewiesen.

6Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte. Anfragen richten Sie an [email protected] oder an die Kanzlei. Mandatsbezogene Anfragen leitet der Betreiber unverzüglich an die Kanzlei weiter und antwortet nicht selbst. Eine Ausweiskopie wird grundsätzlich nicht verlangt.

Auskunft (Art. 15): Bestätigung über die Verarbeitung, Auskunft über die Daten und eine Kopie. Vor der Herausgabe wird geprüft, ob Rechte Dritter entgegenstehen, weil eingereichte Dokumente regelmäßig Daten Dritter enthalten.
Berichtigung (Art. 16): Korrektur unrichtiger Stammdaten. Der Inhalt eines eingereichten Fremddokuments wird nicht verändert, sondern um einen Korrekturvermerk ergänzt.
Löschung (Art. 17): Solange kein Mandat besteht, kann der Vorgang selbst gelöscht werden. Nach Mandatserteilung können Aufbewahrungspflichten der Kanzlei entgegenstehen.
Einschränkung (Art. 18): Statt einer Löschung wird der Vorgang gesperrt und aus der Anwendungssicht entfernt, wenn eine Aufbewahrungspflicht besteht.
Datenübertragbarkeit (Art. 20): Export als Paket mit Originaldokumenten, strukturierter Analyse, Gegenüberstellung, Entwurf und Zustimmungshistorie.
Widerspruch (Art. 21): Gegen Verarbeitungen, die auf ein berechtigtes Interesse gestützt sind. Die Abwägung im Einzelfall nimmt der Verantwortliche vor.
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3): Jederzeit mit Wirkung für die Zukunft. Laufende Verarbeitungsschritte werden abgebrochen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

7Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unabhängig von anderen Rechtsbehelfen steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Die für den Verantwortlichen zuständige Behörde richtet sich nach dessen Sitz und steht noch nicht fest: [PLATZHALTER: Name, Anschrift und Website der zuständigen Aufsichtsbehörde]. Es wird hier bewusst keine Behörde genannt, solange der Sitz nicht feststeht.

8Daten Dritter in hochgeladenen Dokumenten

Gutachten, Kalkulationen und Prüfberichte enthalten regelmäßig Angaben zu Personen, die weder Nutzende noch Vertragspartner sind: Halter und Fahrer des gegnerischen Fahrzeugs, Zeugen, Beschäftigte der Werkstatt, Sachbearbeitende der Versicherung, namentlich genannte Prüfende. Für diese Personen kann niemand eine Einwilligung erteilen; die Verarbeitung stützt sich auf ein berechtigtes Interesse beziehungsweise auf die Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

Technisch ist der Umgang eng begrenzt:

Für Dritte werden keine strukturierten Felder angelegt; es entsteht keine Personendatenbank.
Die Volltextsuche wirkt nur innerhalb eines Vorgangs und innerhalb des eigenen Mandanten.
Vor jeder Übergabe an ein Sprachmodell werden erkannte Personenangaben durch Platzhalter ersetzt.
Im Entwurf wird auf Funktionen abgestellt, nicht auf Namen einzelner Beschäftigter.
Aus Bildern werden in allen abgeleiteten Fassungen die Aufnahmedaten einschließlich Standort entfernt.
Es findet keine Anreicherung aus externen Datenquellen statt.

Unterlagen zu Personenschäden gehören nicht zum vorgesehenen Umfang und sollen nicht eingereicht werden. Wird ein solches Dokument erkannt, wird der Zugriff auf die anwaltliche Rolle beschränkt.

9Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Anwendung erkennt Kürzungen, ordnet Positionen zu und berechnet Differenzen; sie bewertet nicht, ob eine Kürzung berechtigt ist.

Über jede Position, jeden Entwurf und jede Außenkommunikation entscheidet ein Mensch. Der Regelbetrieb sieht ausschließlich Entwürfe ohne Außenwirkung vor; eine automatisierte Freigabe ist technisch vorbereitet, aber global und je Mandant abgeschaltet. Die Analyse enthält kein Profiling und kein Scoring von Personen.

10Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitungen ändern, Dienstleister hinzukommen oder die rechtliche Bewertung fortgeschrieben wird. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen werden angemeldeten Nutzenden zusätzlich in der Anwendung angezeigt.

Fassung: [PLATZHALTER: Versionsnummer und Datum der Endfassung]
Anwaltliche Freigabe: [PLATZHALTER: Datum der Freigabe durch die Partnerkanzlei]